Privacy statement

Spiralex verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en betrouwbaar. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie. Daarom doen wij er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels voor het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waaronder de Nederlandse Gegevensbescherming valt. Het gezag houdt toezicht op de naleving van de wet. Spiralex handelt binnen de kaders van de wet en maakt gebruik van de privacy documenten die beschikbaar zijn.

Opbouw privacyverklaring
In dit document leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden wij dit doen. Wij leggen ook uit voor welke diensten wij de gegevens verwerken en op welke rechtsgrond wij dat mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen wordt onder de aandacht gebracht, evenals de verwerking van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens wordt samen met de verwerking van de bewaartermijnen behandeld. Tenslotte is er een paragraaf toegevoegd over welke rechten u heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Spiralex.

Wat zijn persoonlijke gegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer, maar ook foto’s en biometrische gegevens zijn persoonsgegevens.

Bent u verplicht persoonsgegevens te verstrekken?
Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde onderdelen van uw persoonsgegevens op te slaan of te verstrekken aan bijvoorbeeld de Belastingdienst. In veel gevallen is het nodig om meer van uw persoonsgegevens te gebruiken om u de dienst of het product te kunnen aanbieden dat u bij ons afneemt. In een dergelijk geval is het gebruik van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst of de precontractuele fase. In al deze gevallen bent u verplicht de relevante gegevens aan ons te verstrekken, omdat wij anders niet aan onze wettelijke en/of contractuele verplichtingen kunnen voldoen.

Gegevens van anderen verzamelen?
Spiralex verzamelt geen gegevens van derden. De enige gegevens die wij verwerken zijn de gegevens die wij van de betrokken personen ontvangen.

Welke categorieën persoonsgegevens gebruiken wij?
Persoonsgegevens kunnen voor het gemak in categorieën worden onderverdeeld. Wij gebruiken de volgende categorieën van uw persoonsgegevens:

CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS	TOELICHTING
Contactgegevens	NAW Bedrijfsnaam- en adresgegevens van klanten en leveranciers voor gebruik in de communicatie met klanten en leveranciers. NAW Bedrijfsnaam- en adresgegevens van potentiële klanten en leveranciers, informatie wordt door de persoon zelf aangeleverd of wordt door de klant/leverancier openbaar gemaakt.
NAW-details	Persoonsgegevens personeel, deze gegevens zijn wettelijk vastgelegd. De ondertekende privacyverklaring wordt vastgelegd in de HR-administratie.
Foto’s	Foto’s van personeel en derden worden alleen gepubliceerd na toestemming van de betrokken partijen. De ondertekende privacyverklaring wordt vastgelegd in de HR-administratie.
Filmmateriaal	Bedrijfs-/promotiefilms van het personeel worden alleen gepubliceerd na toestemming van de persoon zelf. De ondertekende privacyverklaring wordt vastgelegd in de HR-administratie

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?
Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

<Benoemen doelen, zie register verwerkingen>

Op welke rechtsgrond gebruiken wij uw gegevens?

WETTELIJKE BASIS*	TOELICHTING
Toestemming	Voor sommige aanvullende producten en diensten vragen wij eerst uw uitdrukkelijke toestemming voordat wij meer persoonlijke gegevens van u verzamelen. Deze toestemming wordt gevraagd via een e-mail. Spiralex behoudt deze toestemming voor registratie. U kunt uw toestemming altijd intrekken door een e-mail te sturen naar info@spiralex.nl.
Overeenkomst	Spiralex maakt gebruik van een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst wordt gesloten, wordt er een klant in het systeem ingevoerd, dit wordt gezien als de precontractuele fase. De wettelijke basis geldt ook voor de precontractuele fase
Wettelijke verplichtingen	Spiralex verzamelt ook persoonsgegevens om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen zoals de belastingdienst, loonadministratie, pensioenuitvoerder, ziekte-/verzuimverzekering.
Vitale belangen van de betrokkene	Deze rechtsgrondslag geldt alleen als er sprake is van een dringende medische noodzaak.

* Selecteer de rechtsgrondslagen die van toepassing zijn

Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming
Spiralex maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming omdat dit voor onze dienstverlening niet noodzakelijk is. Dit betekent bijvoorbeeld dat Spiralex geen gebruik maakt van profilering.

Delen wij de gegevens met andere partijen?
Wij verstrekken de (persoons)gegevens die u verstrekt niet aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Worden uw gegevens verstrekt buiten de EU?
Het uitgangspunt van Spiralex is om persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU te verwerken. Omdat de AVG binnen de EU van toepassing is, kan in principe altijd een passend beschermingsniveau worden gegarandeerd.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens van groot belang is, zorgt Spiralex ervoor dat wij passende diverse technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet kunnen worden misbruikt of anderszins in verkeerde handen terechtkomen. Wij zorgen ervoor dat, als wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere organisaties zoals de verwerkers, deze organisaties dezelfde normen hanteren.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden te verwezenlijken.

Wat zijn uw rechten?
Spiralex vindt het belangrijk dat u de rechten uitoefent waar u volgens de wet recht op heeft. Daarom kunt u heel gemakkelijk contact met ons opnemen via www.spiralex.nl.

U heeft de volgende rechten:

Het recht op inzage: u heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
Het recht op correctie: als uw persoonsgegevens die wij verwerken onjuist zijn, heeft u het recht om deze te corrigeren.
Recht op verwijdering: als wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor wij deze hebben ontvangen, heeft u het recht om ons te vragen deze te verwijderen. Er zijn een paar uitzonderingen, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor <bijvoorbeeld de Belastingdienst>.
Het recht op beperking: gedurende de periode dat wij bezig zijn met het vaststellen of uw gegevens rectificatie behoeven, het vaststellen van de (on)rechtmatigheid van de gegevensverwerking, het vaststellen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking heeft u het recht om de beperking van de verwerking te verzoeken.
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid: op uw verzoek moeten wij al uw persoonsgegevens waarover wij beschikken, overdragen aan u of een andere organisatie naar keuze. U kunt dit recht alleen uitoefenen als de gegevens worden verwerkt op basis van toestemming of overeenkomst.
Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd of publiek belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. Bij direct marketing heeft u altijd het recht van bezwaar

Een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
Spiralex vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit te bereiken, het kan zijn dat u niet altijd tevreden bent.

Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kunt u doorgeven via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Heeft u vragen, een klacht of een opmerking, dan kunt u contact met ons opnemen via info@spiralex.nl of bel +31 (180) 551 688.